POLITYKA PRYWATNOŚCI
Przedsiębiorstwo Robót Sanitarno–Porządkowych „Sanipor” sp. z o.o.
Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z kontaktem z Przedsiębiorstwem Robót Sanitarno–Porządkowych „Sanipor” sp. z o.o., współpracą handlową, zawieraniem i realizacją umów oraz wykonywaniem obowiązków prawnych związanych z prowadzoną działalnością. Zasady dotyczące plików cookies i podobnych technologii są opisane odrębnie w Polityce cookies.
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności („Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Przedsiębiorstwo Robót Sanitarno–Porządkowych „Sanipor” sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, w związku z kontaktem z Administratorem, zawieraniem i realizacją umów oraz prowadzeniem bieżącej współpracy biznesowej. Polityka ma charakter informacyjny i została przygotowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Przedsiębiorstwo Robót Sanitarno–Porządkowych „Sanipor” sp. z o.o.
ul. Sportowa 8, 81-300 Gdynia
tel. 58 660 96 00
e-mail: rodo@sanipor.pl
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod wskazanym wyżej adresem e-mail lub adresem korespondencyjnym.
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.
3. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać w szczególności:
dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmowe, w tym nazwę firmy, NIP, adres siedziby lub adres korespondencyjny, dane zawarte w treści korespondencji, dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń, wystawienia faktur oraz obsługi roszczeń. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies i danych technicznych związanych z korzystaniem ze strony internetowej są opisane w odrębnej Polityce cookies.
4. Źródło danych
Co do zasady dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
W niektórych przypadkach dane mogą pochodzić również: od pracodawcy, zleceniodawcy lub kontrahenta, w imieniu którego działa dana osoba, z publicznie dostępnych rejestrów, takich jak CEIDG lub KRS, od podmiotów współpracujących z Administratorem, jeśli jest to niezbędne do realizacji umowy, kontaktu lub rozliczeń.
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania
5.1. Kontakt i korespondencja
Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi zapytań, prowadzenia korespondencji oraz załatwienia sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zgłoszeń.
5.2. Zawarcie i realizacja umów oraz obsługa współpracy
Dane osobowe są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia i wykonania umowy, bieżącego kontaktu operacyjnego oraz realizacji współpracy.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w przypadku danych osób działających w imieniu lub na rzecz kontrahenta, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji współpracy biznesowej.
5.3. Wypełnienie obowiązków prawnych
Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych oraz związanych z archiwizacją dokumentacji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5.4. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z prowadzoną działalnością.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i interesów.
5.5. Marketing własnych usług
Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług Administratora, w szczególności w relacjach biznesowych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
Jeżeli kontakt marketingowy odbywa się kanałami wymagającymi uprzedniej zgody na podstawie odrębnych przepisów, Administrator pozyskuje taką zgodę niezależnie od podstawy przetwarzania wynikającej z RODO.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być ujawniane: pracownikom i współpracownikom Administratora – w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków, podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcom usług IT, poczty elektronicznej, obsługi księgowej, prawnej, podatkowej, audytowej lub archiwizacyjnej, operatorom pocztowym i kurierom, bankom i podmiotom obsługującym płatności, podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom publicznym, sądom, urzędom i organom kontrolnym.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości doszłoby do takiego przekazania, Administrator zapewni odpowiednią podstawę prawną zgodną z przepisami RODO.
8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane: w przypadku danych kontaktowych i korespondencji – przez czas prowadzenia sprawy lub korespondencji, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, w przypadku danych związanych z zawarciem i wykonaniem umowy – przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa oraz do czasu przedawnienia roszczeń, w przypadku danych księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa, w przypadku danych przetwarzanych na potrzeby marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, a w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia, w przypadku danych przetwarzanych w celu dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu zakończenia sprawy i upływu terminów przedawnienia.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:
prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
prawo do sprostowania danych,
prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody oraz w sposób zautomatyzowany,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
10. Prawo wniesienia skargi
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dobrowolność lub obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale może być niezbędne:
do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub prowadzenia korespondencji,
do zawarcia i wykonania umowy,
do wystawienia faktury lub realizacji obowiązków księgowo-podatkowych.
W przypadkach, w których podanie danych wynika z przepisów prawa lub jest konieczne do zawarcia umowy, niepodanie danych może uniemożliwić realizację sprawy, zawarcie umowy albo wystawienie dokumentu księgowego.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
13. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa lub zmian w zakresie procesów przetwarzania danych przez Administratora.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Administratora.